Wij Dragen

Je kindje veilig en geborgen tegen je aan, op kusjeshoogte, waar het vertrouwde geluid van je hartslag duidelijk hoorbaar is.

Overzicht van verzamelde gegevens

Hieronder lees je welke gegevens ik van je verzamel, met welk doel ik dat doe en hoe ik ze bewaar.

 

Adresgegevens

Onder adresgegevens wordt verstaan: straatnaam + huisnummer, postcode en woonplaats

Doel:
-         Adresgegevens dienen op de factuur te worden vermeld.
-         Draagconsulten en geboortetraumatherapie in de vorm van herstelgesprekken vinden plaats bij de cliënt/ouders thuis. Zonder adresgegevens is het bezoek onmogelijk.
-         Leveren van aankopen zoals bijvoorbeeld draagdoeken.

Opslag:
-         Adresgegevens worden in geval van een draagconsult schriftelijk, met potlood, vastgelegd in de agenda van Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra. Na het draagconsult en vermelding op de factuur worden adresgegevens uit deze agenda gewist.
-         Adresgegevens worden vermeld op de factuur en digitaal opgelsagen in PDF op de pc van Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk. Deze PC is beveiligd met wachtwoord en voorzien van Norton AntiVirus.
-         Facturen worden per e-mail verzonden en worden derhalve in de e-mailprovider opgeslagen. Na betaling van de factuur wordt het e-mailverkeer gewist.
-         Adresgegevens worden in geval van geboortetraumatherapie schriftelijk vermeld in de documentatie van het herstelgesprek. Zie aanvullend ‘documentatie herstelgesprekken
-         In het geval van een aankoop: zie de verklaring omtrent gegevensbescherming van de leverancier.

Personen met toegang tot de gegevens:
-         Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra
-         In het geval van een aankoop de leverancier van de gekochte goederen.

Telefoonnummer

Doel:
-         Het maken van een afspraak of het verzetten van de afspraak in het geval van overmacht.
-         Het terugbellen van cliënten voor de evaluatie na de hersteltherapie
-         Draagadvies met behulp van foto’s via whatsapp. Whatsappgesprekken vinden enkel plaats op initiatief van de cliënt.

Opslag:

-         Telefoonnummers worden in geval van een draagconsult schriftelijk in de agenda van geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk.
-         Telefoonnummers worden in geval van geboortetraumatherapie schriftelijk vermeld in de documentatie van het herstelgesprek. Zie aanvullend ‘documentatie herstelgesprekken
-         Telefoonnummers van cliënten worden niet met naam opgeslagen op de telefoon van Geboortetraumaconsulent/draagconsulent Jantina van der Valk.
-         In het geval van whatsappcontact aangaande draagadvies worden telefoonnummers niet opgeslagen op het mobiele apparaat en wordt na kennisgeving aan de cliënt de volledige berichtgeschiedenis gewist wanneer de cliënt volgens hem/haar voldoende geadviseerd is.

Personen met toegang tot de gegevens:
-         Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra

E-mailadressen

Doel:
-         Het maken van een afspraak met Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk.
-         Verzenden van facturen.
-         Verzenden van track&tracecodes in geval van een aankoop met als doel de bezorgdata en tijden aan te geven.
-         Verzenden van het document ‘Gegevensbescherming’
-         Verzenden van het intakeformulier voor draagconsulten.

Opslag:
-         E-mailadressen worden niet in het adresboek van de e-mailbrowser opgeslagen.
-         E-mailadressen worden schriftelijk met potlood in de agenda van Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk opgeslagen.
-         Berichtgeschiedenis wordt gewist zodra de verzonden factuur voldaan is of na kennisgeving aan de cliënt wanneer aan de adviesvraag voldaan is.

Personen met toegang tot de gegevens:
-         Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra
-         E-mailadressen worden niet gedeeld met leveranciers van goederen. E-mailverkeer aangaande bestellingen verloopt via Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra als tussenpersoon.

Facturen

Doel:
-         Kennisgeving van de verschuldigde betaling en verstrekken van betaalgegevens voor geleverde diensten en/of producten door Geboortetraumaconsulen/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra.
-         Inkomsten inzichtelijk maken voor de belastingdienst.

Opslag:
-         Facturen worden digitaal opgemaakt en opgeslagen in PDF op de PC van Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra. Na betaling en verwerking in het boekhoudprogramma worden facturen geprint en digitaal verwijderd.
-         Facturen worden per e-mail aan cliënten verzonden. Na betaling wordt de berichtgeschiedenis verwijderd.
-         Facturen worden ingeboekt en opgeslagen in het boekhoudprogramma e-boekhouden.nl, wat beveiligd is met een sterk wachtwoord.
-         Betaalde facturen worden geprint en toegevoegd aan het dossier van de cliënt en/of het intakeformulier voor het draagconsult.
-         In verband met de regels omtrent belasting, worden facturen 7 jaar bewaard in de woning/bedrijfsruimte van Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk.

Personen/instanties met toegang tot de gegevens:
-         Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra
-         In het geval van controle: De Belastingdienst

Bankgegevens

Doel:
-         Ontvangen van betalingen voor de geleverde diensten en/of goederen door Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra

Opslag:
-         Bankgegevens worden niet opgeslagen, maar zijn zichtbaar in de beveiligde digitale omgeving van mobiel bankieren en internetbankieren.

Personen met toegang tot de gegevens:
-         Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra

Foto’s

Doel:
-         In geval van een draagconsult zal Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk toestemming vragen voor het maken van een onherkenbare foto van ouder en kind voor promotionele doeleinden op facebook.
-         Wanneer cliënten na het draagconsult advies willen over de aangeleerde knoop, is het mogelijk om via e-mail of whatsapp foto’s te sturen met adviesvraag.

Opslag:

-         In het geval van e-mails of whatsappcontact aangaande draagadvies worden foto’s niet opgeslagen op het mobiele apparaat of de computer en wordt na kennisgeving aan de cliënt de volledige berichtgeschiedenis gewist wanneer de cliënt volgens hem/haar voldoende geadviseerd is.
-         Foto’s worden enkel na uitdrukkelijke mondelinge toestemming gemaakt en geplaatst op Facebook. Na plaatsing worden de foto’s verwijderd van het mobiele apparaat waarmee ze gemaakt zijn.

Personen met toegang tot de gegevens:
Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra

Toestemmingsformulieren aangaande gegevensberscherming
Doel:
-         Het ondubbelzinnig verkrijgen van toestemming voor het verzamelen en/of opslaan van gegevens van cliënten.

Opslag:
-         Het toestemmingsformulier wordt geprint en indien per e-mail verkregen, digitaal verwijderd. De geprinte versie wordt aan het dossier van de cliënt toegevoegd.

Personen met toegang tot de gegevens:
-         Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra
-         In het geval van controle: de vertegenwoordiger van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Documentatie van gevoelige informatie op het intakeformulier bij Draagconsulten

Doel:
-         Informatie op het intakeformulier wordt gebruikt ter voorbereiding op het draagconsult, zodat het draagconsult goed aansluit bij de wensen van de cliënt en Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra eventuele aandachtspunten en/of risico’s op het gebied van dragen met de gekozen draagmethode vooraf kan inschatten en hierop adequaat kan inspelen.
-         Het benadrukken van de eigen verantwoordelijkheid van de ouders/dragende persoon wanneer zonder het inwinnen van advies bij Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra wordt afgeweken van de knoopwijze zoals die door tijdens het draagconsult is aangeleerd.

Opslag:
-         Het ingevulde intakeformulier bewaard in de woning/bedrijfsruimte van Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra.
-         In het geval van ontvangst via de e-mail wordt het ingevulde intakeformulier geprint, waarna de berichtgeschiedenis wordt verwijderd.

Documentatie van gevoelige informatie tijdens herstelgesprekken.

Tijdens herstelgesprekken wordt een groot deel van de door de cliënt gesproken woorden schriftelijk vastgelegd.

Doel:
-         Gesproken woorden worden vastgelegd om na het herstelgesprek te evalueren op de behandeling en inzichtelijk te krijgen of de therapie afdoende is geweest en of de prognose is uitgekomen.
-         In het geval van vervolggesprekken/aanvullende behandelingen is inzicht van Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra in de/het eerdere herstelgesprek(ken) nodig.
-         In enkele gevallen wordt op verzoek van de cliënt een brief aan andere zorgverleners opgesteld. Hiervoor is inzicht in de inhoud van het herstelgesprek nodig. Hiervoor worden gesproken woorden niet letterlijk overgenomen, maar samengevat weergegeven.
-         Gesproken woorden worden vastgelegd om inzichtelijk te krijgen wat moeders verstaan onder geboortetrauma en deze gegevens geanonimiseerd te gebruiken bij voorlichting aan zorgverleners in het kader van geboortetraumapreventie.
-         Gesproken woorden worden vastgelegd ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek om de geboortetraumatherapie verder te ontwikkelen en de effectiviteit te onderzoeken danwel te verbeteren.

Opslag:
-         Gesproken woorden worden niet digitaal opgeslagen, maar enkel schriftelijk vastgelegd en bewaard in de woning/bedrijfsruimte van Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra.
-         Brieven aan zorgverleners worden getypt en geprint, waarna ze digitaal worden gewist. De cliënt krijgt het aantal gewenste kopieën. Daarnaast wordt een kopie toegevoegd aan het dossier van de betreffende cliënt.

Personen met toegang tot de gegevens:
-         Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra
-         Wanneer na het herstelgesprek verwijzing naar een geboortetraumatherapeut nodig blijkt, kan in het belang van de behandeling de documentatie worden gedeeld met betreffende geboortetraumatherapeut. Dit gebeurt slechts na uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.
-         In het geval van brieven aan zorgverleners hebben alleen die zorgverleners aan wie de cliënt de brief overhandigd toegang.

Documentatie van geanonimiseerde gevoelige informatie verkregen tijdens herstelgesprekken

Onder geanonimiseerde gevoelige informatie wordt verstaan: “letterlijk gesproken woorden die tijdens het herstelgesprek zijn vastgelegd en zo bewerkt zijn dat ze niet te herleiden zijn op de cliënt die de woorden heeft gesproken.”

Doel:
-         In het kader van de juiste behandeling kan het in sommige gevallen nodig zijn om advies in te winnen bij de ontwikkelaar van de hersteltherapie zoals die door Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra wordt aangeboden.
-         In het kader van wetenschappelijk onderzoek, bij- of nascholing en intervisie, kan een casus gedeeld worden met het team van ‘De Geboortespecialist’ en/of de ontwikkelaar van de hersteltherapie zoals die door Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra wordt aangeboden.

Opslag:
-         In het kaders van advies bij de juiste behandeling wordt gevoelige informatie slechts mondeling gedeeld.
-         In het kader van wetenschappelijk onderzoek wordt geanonimiseerde gevoelige informatie digitaal in een word-document verwerkt en per e-mail verzonden aan de onderzoeker. Hierna wordt het document digitaal verwijderd.
-         In het kader van intervisie, wordt geanonimiseerde gevoelige informatie digitaal in een word-document verwerkt en per e-mail verzonden aan de docent.
-         In het kader van bij- of nascholing wordt de geanonimiseerde gevoelige informatie slechts mondeling gedeeld, opslag is hierbij niet van toepassing.

Personen met toegang tot de gegevens:
-         Geboortetraumaconsulent/Draagconsulent Jantina van der Valk-Kooistra
-         In het kader van wetenschappelijk onderzoek en intervisie heeft mw. Drs. Brun Kuipers toegang tot de digitale versie van de geanonimiseerde gegevens.
-         In het kader van intervisie hebben de aanwezige geboortetraumaconsulenten en –therapeuten toegang tot een geprinte versie van de geanonimiseerde gegevens.